ทุกแอปในชุด iWork มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับไฟล์ที่สร้าง แก้ไข หรือเปิดภายในแอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้อง ในทางปฏิบัติ หมายความว่าผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดหรือเข้าถึงไฟล์และดูเนื้อหาบน Mac หรืออุปกรณ์ iOS ของตนได้โดยไม่ต้องป้อนรหัสผ่านก่อน การป้องกันด้วยรหัสผ่านในเอกสาร iWork เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความปลอดภัยหรือความเป็นส่วนตัวเพิ่มเติมให้กับไฟล์สำคัญ และการใช้คุณสมบัตินี้ทำได้ง่ายในแอพ iWork ใดๆ ใน OS X ไม่ว่าจะเป็น Pages, Keynote หรือ Numbers

การฝึกปฏิบัตินี้จะสาธิตการล็อกไฟล์ Pages ตัวอย่างด้วยรหัสผ่าน แต่การป้องกันด้วยรหัสผ่านจะทำงานเหมือนกันทุกประการในแอพ Numbers และ Keynote สำหรับ Mac จากนั้นไฟล์ที่ได้รับการป้องกันจะเข้ากันได้กับแอพ iWork บน Mac หรือแพลตฟอร์มอื่นๆ ที่รองรับ ไม่ว่าจะเป็น iWork ใน iOS หรือ iCloud ตราบใดที่ผู้ใช้ที่เปิดไฟล์มีรหัสผ่านที่เหมาะสม

วิธีตั้งค่าการป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับไฟล์ iWork จาก Mac OS X ด้วย Pages, Numbers หรือ Keynote

1. เปิดไฟล์ที่คุณต้องการตั้งค่าและกำหนดให้ใส่รหัสผ่าน ซึ่งอาจเป็นไฟล์ที่มีอยู่แล้วหรือไฟล์ใหม่ที่เว้นว่างไว้ก็ได้
2. ดึงเมนู “ไฟล์” ลงมา แล้วเลือก “ตั้งรหัสผ่าน”



3. ป้อนรหัสผ่านที่ต้องการและตั้งคำใบ้หากต้องการ (โดยทั่วไปแนะนำให้ใช้คำใบ้ที่คลุมเครือ แต่อย่าทำให้ชัดเจนเกินไป)



4. บันทึกไฟล์ตามปกติจากแอป iWork

เมื่อตั้งรหัสผ่านสำหรับไฟล์แล้ว คุณจะพบว่าไอคอนแต่ละไฟล์เปลี่ยนไปเพื่อแสดงการล็อกเหนือไฟล์เพื่อระบุว่ามีการป้องกัน

ตอนนี้การเปิดไฟล์ภายในแอพ iWork ต้องใช้รหัสผ่าน และจะแจ้งให้ผู้ใช้ป้อนรหัสผ่าน – ไม่มีการแสดงตัวอย่างไฟล์ จะแสดง ไม่สามารถเปิดไฟล์ได้หากไม่มีรหัสผ่านนั้น

การป้อนรหัสผ่านที่ถูกต้องจะเป็นการเปิดไฟล์ตามที่คาดไว้ โปรดทราบว่าไอคอนล็อกจะปรากฏในแถบเมนู ซึ่งทำหน้าที่ระบุภายในแอปพลิเคชัน iWork ว่าไฟล์ที่กำลังใช้ถูกล็อก

สำหรับผู้ที่ใช้ iWork นอก OS X คุณสามารถใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านกับไฟล์ที่สร้างในชุด iWork ด้วย iPad, iPhone และ iCloud ได้เช่นกัน กระบวนการจะแตกต่างออกไปเล็กน้อยเนื่องจากแอปเหล่านั้นไม่มีเมนู 'ไฟล์' มาตรฐาน แต่ไม่ว่าเอกสาร iWork จะถูกสร้างขึ้นหรือมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่ใด แอปดังกล่าวจะใช้งานร่วมกันได้กับ Pages, Keynote และ Numbers ข้ามแพลตฟอร์ม

นี่เป็นเคล็ดลับที่ยอดเยี่ยมสำหรับแอปพลิเคชันที่อาจเป็นไปได้ ไม่ว่าคุณจะใช้เอกสารข้อความธรรมดาในแอป Pages เพื่อทำหน้าที่เป็นไดอารี่ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายและข้อมูลทางการเงินใน Numbers หรือเพียงแค่ต้องการล็อคการนำเสนอพิเศษก่อนที่จะเปิดตัวภายใน Numbers คุณสามารถทำสิ่งที่คล้ายกันกับเอกสาร Microsoft Office ได้เช่นกัน แต่โปรดทราบว่าสถานการณ์ดังกล่าวไม่รองรับความเข้ากันได้ข้ามแอป ดังนั้นหากคุณล็อคไฟล์ใน Word ก็อย่าคาดหวังว่าจะสามารถเปิดไฟล์ใน Pages หรือ ในทางกลับกัน

การล็อกไฟล์แต่ละไฟล์ด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่านนั้นมีประโยชน์อย่างไม่อาจปฏิเสธได้ แต่ไม่ควรนำมาใช้แทนการป้องกันทั่วทั้งระบบที่มั่นคง เช่น กำหนดให้ Mac ต้องเข้าสู่ระบบเมื่อบู๊ต รีสตาร์ท และปลุกโดยใช้ การเข้ารหัส FileVault หรือทั้งหมดข้างต้น